SİCİL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV TANIMI
  • İdari ve Akademik Personelin İntibak îşlemlerinin Yapılması.
    • Sosyal Güvenlik Kurumlarında geçen (SSK Emekli Sandığı, Bağ-Kur) hizmetlerin 2829 sayılı Yasa gereğince hizmet birleştirilme işlemlerinin yapılması.
    • 657 sayılı DMK'nun 36.maddesi gereğince Memurlara verilen özlük haklarıyla ilgili intibakların yapılması (Öğrenim Değişikliği)
  • Hizmet Borçlanma İşlemlerinin Yapılması.
    • Askerlik Borçlanma işlemleri (Er olarak Askerlik yapanların askerlik süresinin tamamı. Yedek Subay olarak askerlik yapanların Yedek Subay öğrencilik süresi)
    • Lisansüstü eğitim için Yurtdışına gidenlerden süresi içinde eğitimlerini tamamlayamadıkları için 2547 sayılı yasanın 39.maddesine göre yolluksuz-yevmiyesiz, aylıksız-burssuz görevlendirilmek suretiyle eğitimini tamamlayanların borçlanma işlemleri.
    • Kendi isteği ile yolluksuz-yevmiyesiz-aylıksız-burssuz olarak 2547 sayılı yasanın 39.maddesine göre görevlendirilerek eğitimini tamamlayanların denklik işleminden sonra borçlanmalarının yapılması.
    • Doğum, yurtdışı görevleri ve isteğe bağlı olarak, hasta refakatçilerinin vs. aylıksız izine ayrılanların borçlanma işlemlerinin yapılması.
    • 5434 sayılı Emekli Sandığı Yasanının 32.maddesi gereğince Fiili Hizmet Zammını alabilecek durumda olan ve görevde bulunan personelin fiili hizmetine esas olarak eklenecek olan sürenin tespit edilerek yapılmasının sağlanması.
  • İdari ve Akademik Personelin Gizli Sicil Raporları île ilgili îş ve İşlemleri Yapmak.
    • Birimlerdeki İdari personelin yıllık sicil raporlarının her yıl Aralık ayı içerisinde 657 sayılı Devlet Memurları yasasına dayanılarak hazırlanan Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğine göre usulüne uygun olarak birinci ve ikinci sicil amirlerince doldurulmasını sağlayarak, Ocak ayı başında memurların özlük dosyasından ayrı tutulan sicil dosyalarına konulmasını sağlamak (Olumsuz sicil alanlar hakkında yasal işlemleri yapmak ve bu konuda personel şubesine bilgi vermek)
    • Birimlerdeki Akademik personelin yıllık sicil raporlarının her yıl Temmuz ayı içerisinde 2547 sayılı YÖK Personel Yasasına dayanılarak çıkarılan Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları sicil yönetmeliği hükümlerine göre doldurulmasını sağlayarak Ağustos ayında özlük dosyalarından ayrı tutulan sicil dosyalarına konulmasını sağlamak (Olumsuz sicil alanlar hakkında yasal işlemleri yapmak ve bu konuda Personel Şubesine bilgi vermek)
    • İdari Personelden son 6 yılda olumlu sicil alanlardan sicil not ortalaması 90 ve yukarı alanlara 243 sayılı KHK gereği bir kademe verilmesi hakkında iş ve işlemlerin Ocak ayı içerisinde yapılmasını sağlamak.
    • Özlük dosyasından ayrı olarak tutulan sicil dosyasına gizli sicil raporlarından başka, her 5 yılda bir yenilenen ve usulüne uygun olarak doldurulup kapalı zarf içerisinde gönderilen mal beyannameleri de bu dosyaya konur. Kesinleşen ceza ve ödüller de bu dosyaya konur.
  • Akademik ve İdari Personelin Sicil Kütük Defterlerinin Tanzim ve Tescil îşlemlerinin Yapılması.
    • İlk defa atanan veya naklen gelen Akademik ve İdari Personel için sicil kütük defterinde kurum sicil numarasına göre bir sayfa açılır ve işlenerek tescil işlemi yapılması. Aynı sicil kütük defterinin birimlerce tutulmasını sağlamak.
  • Akademik ve İdari Personelin İhtiyaç Halinde Hizmet Belgelerini Düzenlemek.
    • Birimlerin sicil kütük defterlerini düzenli tutmalarını sağlayarak, Akademik ve İdari Personelin Hizmet Belgelerinin kendi birimlerince tanzim edilmesini sağlamak (Rektörlük personelinin Hizmet Belgeleri Personel Daire Başkanlığınca tanzim edilir.)
  • Birimlerin kendi personelinin hizmet belgelerini bilgi eksiklikleri veya kusurları nedeniyle tanzim edememeleri halinde personelin mağdur olmaması için hizmet belgelerinin tanzim edilmesini sağlamak.
  • Akademik ve idari Personelden Ayrılanların Ayrılış îşlemlerini yapmak ve Dosyaları göndermek.
    • Başka bir kuruma geçecek olan personelin muvafakat yazılarını ilgili biriminden isteyerek değerlendirme sonucunda ilgili kurumuna muvafakatının verilip verilmediğini bildirmek.
  • Muvafakatı verilenlerin ilgili kurumca ataması yapıldıktan sonra ilişik kesme ve ayrılış işlemlerini yapmak. (Mecburi hizmetinin olup olmadığını kontrol etmek , maaş nakil ilmühaberinin, zorunlu tasarruf kesintisi belgelerinin tanzim edilip edilmediğini kontrol etmek)
    • Akademik ve İdari Tayin Şubesince istifa ederek ilişiği kesilenlerin bildirilmesinden sonra ilgilinin durumu kütüğe işlenerek dosyasının arşive kaldırılmasını sağlamak.
    • Vefat edenlerin en son hizmet belgelerini çıkararak bakmakla yükümlü olduğu kişilerin taleplerini değerlendirerek dul ve yetim aylıklarının bağlanması işlemlerini yapmak ve dosyasını arşive kaldırılmasını sağlamak.
    • Görevi esnasında vefat edenlerin vefatını Emekli Sandığına bildirmek ve bakmakla yükümlü olduğu kişilere dul ve yetim aylığı bağlanması konusundaki iş ve işlemleri yapmak.
  • Üniversitemize İlk Defa Açıktan Atanan, Naklen Atanan, Akademik ve İdari Personelin Gelmeyenlerin Dosyalarının İstenme İşlemlerini Yapmak.
    • Akademik ve İdari Tayin Şubelerince atamaları yapılıp dosyaları istenen akademik ve idari personelin sicil kütük defterlerine kayıtları yapılır dosyaları tanzim edilir, dosyaları gelmeyenlerin dosyaları istenerek tanzimi sağlanır.
    • İlk defa açıktan ataması yapılanların atama teklifi ile birlikte gelen dosyaları değerlendirilerek yeniden tanzimi yapılır ve sicil kütük defterine işlemesi sağlanır. (Klasörün içerisinde ilk atama evraklarının bulunduğu dosya, kararnamelerin bulunduğu dosya, tedavi belgelerinin bulunduğu dosya, sicil dosyası, görevlendirme ve diğer yazıların bulunduğu dosya olmak üzere toplam 5 dosya konur.
  • Akademik ve idari Personelin Emeklilik İşlemlerini Yapmak.
    • Emekliliğini hak etmiş personelden birimlerine emeklilik dilekçesi verenlerin dilekçelerinin Rektörlüğe intikalini sağlamak hizmet durumu ile ilgili değerlendirmeyi yaparak emeklilikle ilgili evrakı istemek, emeklilik oluru almak. Emekli Sandığına göndermek Emeklilik tarihi itibariyle ilişiğinin kesilmesini sağlamak Dosyasının arşive kaldırılmasını sağlayarak, sicil kütük defterine işlemek.
    • Yaş haddinden emekliliği gelmiş olanların birimince Rektörlüğe duyurulmasını sağlamak ve emeklilik işlemlerinin nüfus kaydına bakarak yapılmasını sağlamak.
    • Malulen emeklilik taleplerinin birimlerince Rektörlüğümüze intikalinden sonra tam teşekküllü Devlet Hastanesine sevkini yaparak malullük durumunun tespiti ile memuriyet yapamaz kararı verilenlerin emeklilik işlemlerini yapmak.
  • Rektörlük personelinin Kıdem Aylığı işlemlerini Yapmak.
    • Rektörlüğe Bağlı Personelin Kıdem Aylığı almasına esas teşkil eden Kıdem Yılını her yıl Ocak ayı içerisinde İdari ve Mali işler Daire Başkanlığına bildirmek ve birimlerinde aynı işlemi yapmasını sağlamak (Aylıksız izne ayrılma, hizmet birleştirme vb gibi durumlardaki değişiklikler dikkate alınır)